Τα νέα
της Optimum Trust

Πέμπτη, 15 Σεπτέμβριος 2016

Ανασχεδιασμός ή αναδιάρθρωση των διαδικασιών λειτουργίας των επιχειρήσεων: Business Process Reengineering



Οι επιχειρήσεις σήμερα, καλούνται να λειτουργήσουν και να προσαρμοστούν μέσα σε ένα σύνθετο νέο περιβάλλον, το οποίο χαρακτηρίζεται από την παγκοσμιοποίηση της εποχής, την πολυπλοκότητα, την αβεβαιότητα, την ανταγωνιστικότητα, την σύγχρονη τεχνολογία. Αυτό έχει ως συνέπεια, την άσκηση πίεσης προς τις επιχειρήσεις για συνεχή προσαρμογή και άμεση ανταπόκριση στις αλλαγές, ορθολογική χρήση των πόρων, υψηλή σχέση τιμής/ ποιότητας, άριστη εξυπηρέτηση πελατών. Με άλλα λόγια, για να στεφθεί με επιτυχία οποιοδήποτε επιχειρηματικό εγχείρημα, ιδιαίτερη σημασία θα πρέπει να δοθεί στον σχεδιασμό ή αναδιάρθρωση της οργάνωσης της επιχείρησης, ώστε να επιτυγχάνονται όλα τα ανωτέρω.  Αυτό που στην διεθνή ορολογία ονομάζεται Business Process Reengineering.

 

Ως οργάνωση μιας επιχείρησης- οργανισμού, ορίζεται η ένωση ή το σύνολο των ανθρώπων, η οποία μέσω της διαίρεσης της εργασίας- δομών- συστημάτων- σχεδίων, επιδιώκει σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα να επιτύχει τους στόχους της. Κάθε επιχείρηση με την παραπάνω έννοια, αποτελεί μια κατεξοχήν οργάνωση. Πρόκειται για μια οικονομική και παραγωγική οργάνωση με σκοπό το κέρδος.

 

Οι παραδοσιακές μορφές οργάνωσης των επιχειρήσεων, στην εποχή μας, δεν είναι πλέον ικανές να αντιμετωπίσουν τις πιέσεις και τις απαιτήσεις που δημιουργούνται. Η αδυναμία αυτή οδήγησε στην ανάγκη του ανασχεδιασμού- αναδιάρθρωση των επιχειρησιακών διεργασιών- διαδικασιών, ώστε η νέα δομή κάθε επιχείρησης να είναι ευέλικτη, άμεσα προσαρμόσιμη στις νέες συνθήκες, απλή, ταχύτατη και οριζόντια, για να εξασφαλιστεί το αντικειμενικός στόχος κάθε επιχείρησης που είναι η αποτελεσματικότητα.

 

Οι νέες διεργασίες της επιχείρησης θα πρέπει να διέπονται από:

 

  • Ολοκληρωμένες και οριζόντιες διεργασίες
  • Ορισμός ευέλικτων και απλών εσωτερικών διαδικασιών
  • Οριζόντιες δομές που να αγγίζουν ολόκληρο τον οργανισμό
  • Στόχος η σωστή εξυπηρέτηση του πελάτη
  • Οι εργαζόμενοι να συμμετέχουν, υπεύθυνα
  • Να υπάρχει ένα και μόνο ενιαίο κέντρο ευθύνης

 

Η μεθοδολογία για την υλοποίηση της αναδιάρθρωσης της εσωτερικής λειτουργίας της επιχείρησης, βασίζεται στην διάγνωση καταρχήν, των προβληματικών διεργασιών και στην συνέχεια στον σχεδιασμό και στην υλοποίηση των νέων, βάση των αναγκών και των στόχων κάθε οικονομικού οργανισμού.

 

Ο ανασχεδιασμός της οργάνωσης της επιχείρησης, επιφέρει ευρύτερες οργανωτικές και διοικητικές αλλαγές, οι οποίες είναι απαραίτητες για την ορθή και αποτελεσματική λειτουργία της. Οι σημαντικότερες αλλαγές είναι:

 

  • Οι επιχειρησιακές δομές γίνονται οριζόντιες, δηλαδή έχουμε αντικατάσταση των κλασικών τμημάτων λειτουργίας, με ομάδες έργου, που ασχολούνται από την αρχή ως το τέλος με μια διεργασία
  • Η περιγραφή των θέσεων εργασίας γίνεται πιο ενδιαφέρουσα, με λιγότερη εξειδίκευση, χωρίς περιττές διπλές εκτελούμενες εργασίες, με μεγαλύτερη ποικιλία εργασιών και με ελευθερία ανάληψης πρωτοβουλιών
  • Οι αξίες και τα πιστεύω των εργαζομένων αλλάζουν, ώστε να υποστηρίξουν τις νέες εσωτερικές διαδικασίες
  • Οι ρόλοι των προϊσταμένων μετατρέπονται από επόπτες- γραφειοκράτες, σε manager- μέντορες
  • Οι δείκτες απόδοσης και οι αμοιβές, εστιάζονται στο επιτυχές αποτέλεσμα και στην επίτευξη των εταιρικών στόχων που τίθενται

 

Από τα παραπάνω γίνεται σαφές, πως η αποτελεσματική λειτουργία κάθε επιχείρησης, περνάει μέσα από την διαδικασία του ανασχεδιασμού ή της αναδιάρθρωσης των εσωτερικών διαδικασιών. Άποψή μας είναι, ότι η υπό εξέταση επιχείρηση, θα πρέπει να αξιολογείται σε σχέση με τις εσωτερικές της διαδικασίες, σε τακτά χρονικά διαστήματα, από εξωτερικό συνεργάτη, ώστε να εξασφαλίζεται η αντικειμενικότητα. Με τον τρόπο αυτό ο οργανισμός θα οργανωθεί κατάλληλα, ώστε να επιτύχει τους στόχους του και να αποκτήσει συγκριτικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα, έναντι της αγοράς.

 

Τέλος, θα πρέπει να επισημάνουμε ότι θα αποτελούσε παράλειψη να μην αναφέρουμε, πως η διαδικασία ανασχεδιασμού των εσωτερικών διαδικασιών της υπό εξέταση επιχείρησης, πραγματοποιείται de facto, στο στάδιο του σχεδιασμού και της  εφαρμογής του προτύπου διαχείρισης ποιότητας ISO 9001, καθώς η διασφάλιση πρότυπων εσωτερικών διαδικασιών, εξασφαλίζουν την μετρήσιμη, ορθή και εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης.